如何搭建一套有价值的团队知识管理体系？(2)

经济奖励+精神奖励=持续分享

分享知识这件事本身就是有门槛的一件事，要求持续分享则是更高的目标。对于成员而言，团队知识管理体系常见的驱动力有两种：经济价值和个人价值。

要求成员主动而持续地分享，最有效的还属经济驱动。常见形式是有直接的奖金鼓励，以及间接的积分或悬赏等鼓励方式。个人价值方面，则可以提供成员更多成就感，以及更优的工作机会。这两者激励机制都是反馈周期越短，效果越明显。

Tips：先试错，再实行

实际上搭建一个完整的团队知识分享体系是一个比较复杂的过程，需要投入许多成本和精力，所以可以先小范围进行尝试，采用产品中MVP（最小化可行产品）的理念来进行试错，等到状态比较理想的时候再在团队全体成员中实行。

挑选团队知识管理平台

想要搭建起一个完整的团队知识管理体系，必然要借助团队知识管理平台，用以管理存放团队知识文档。好的平台能让搭建团队知识体系这件事变得更简单，从而达到事半功倍的效果。

1.对团队知识管理平台的要求

一个好的团队知识平台至少要做到以下几个方面：

（1）稳定，知识安全不丢失。

文档的安全是首要考虑因素，所以平台最好由大厂提供。

（2）存储空间大，且内容不泄密。

团队知识、资料包括许多机密，平台一定要谨慎选择，非常小的第三方平台可能没有那么有保障。

（3）个人文档和团队文档加以区分。

方便成员使用，因为成员也有自己的知识库，需要加以区分。

（4）多级目录，多种成员权限，多种文档权限。

多种目录是为了分类与层级管理。多种权限则是leader的管理需要。

（5）利于查看使用，分享便捷。

使用方便和分享快速很重要。就使用而言，需要符合多终端的特点，这样才能满足不同的应用场景。分享则包括成员间的分享，以及向外部人员的分享，轻量操作为佳。

（6）最好还提供多人共同编辑，而且编辑完能够直接保存到平台。

多人编辑能够让工作流程更简单，不需要传输下载。直接保存到平台也是非常重要的功能。

很多工具都把“编辑”与“保存”分离开了，编辑依托于别的工具，到保存的时候在纳入管理保存工具之下。流程的衔接性不友好，要在多个系统中切换。复杂的操作流程会提高分享门槛。

（7）带一些沟通功能，如评论等。

能够对文档进行评论可免去需要来回切换至IM工具的繁琐过程。评论最好是划词评论，能够更清晰地了解评论针对的是哪部分内容。

2.对团队知识管理平台的推荐

全球而言，在上述7点中做的比较好的一个是Google Docs，另一个是Office 365。但在国内Google Docs需要翻墙才能使用，这无形之中将众多用户拒之门外。而office 365的服务处于国外，所以流畅度也不佳，导致体验非常糟糕。因此并不是特别不推荐。

国内做得较好的团队知识管理平台是WPS云文档，这是一款金山软件推出的云服务产品。这款产品的界面非常简洁，支持跨平台、跨终端使用。毕竟是国内产品，因此WPS云文档比较符合国人的使用习惯，背靠金山在办公软件领域多年的技术积淀，因此产品在稳定性和安全方面应该还是能得到很好的保证的。

如果仅想要“协作文档”功能而没有更多需求，一起写也是非常不错的选择。现在quip在国内也可以使用了，虽然不够本土化，却依然不妨碍quip是一款优秀的产品。如果对知识管理与团队协作有极为深度的需求，可以考虑印象笔记的企业版，只是69元 /人/月的价格把门槛提得有些过高了。

挑选团队知识管理工具是一件至关重要的事情。如若只用团队云盘来敷衍，复杂的操作步骤会提高使用门槛，恐怕会导致体系尚未成型就已经失败了。

搭建团队知识管理体系是一个复杂又漫长的过程，然而戴尔、惠普、毕马威等众多国外的知名企业却一直在坚持做这件事，就是因为他们体会到了团队知识管理所带来的巨大价值，因此为之付出一定的精力和成本也是值得的。

有句话说“You are what you eat” ，其实“You are what you study”也很有道理。吃的食物影响的是人的身体，而获得的知识影响的则是核心竞争力。只有当国内的企业、团队意识到团队知识的价值并愿意为之投入的时候，才能够具有最强的竞争力。