发邮件是客户、领导、跨部门同事最常用的沟通方式之越是重要的内容,越是需要以邮件的形式进行沟通,邮件的写作水平可以说是一个人是否「职业」的一面镜子。
一篇优秀的工作邮件核心内容是相同的,需要写清楚以下内容:
1、邮件标题
2、收件人和抄送人
3、附件
4、称呼与问候
5、邮件正文
6、标注重点
7、作者签名
邮件标题简单直接,善用标签
一个合格的邮件标题应该注意以下2个细节
①标题要简单直接
②善用标签,提升打开率
直接沟通对象是收件人而非抄送人
发送给(TO)需要知悉且希望对方回复的人(收件人),抄送(CC)给「需要知悉但不需要回复」的人,不要使用密送(BCC)
如有附件,先添加附件,然后再写正文:
发邮件的时候最好的习惯是先添加附件,然后写正文,之后是主题,最后写上收件人,这样可以避免忘记发附件的尴尬
用全名来称呼对方,最有好感
邮件的开头要称呼对方,注意定不要把别人的名字写错,每个人都会特别在意自己的名字，写上对方的名字是礼貌和尊重，也会让对方对你有更多好感
邮件正文要围绕主题,尽量简洁:
在邮件的一开始就要说明来意,能让对方马上判断这封邮件是否感兴趣,进而继续阅读下去
邮件的整体结构可以为：表明主题一>细节阐述一>小结。表达上尽量简洁,所有信息围绕主题,不相关的内容删掉从一开始就写能引起对方兴趣的事情。
需要对方重点注意的地方要标注出来
在邮件正文中,一些需要对方重点注意的内容,一定要标注出来,在最短的时间抓住对方的注意力。
作者签名最能体现写信人的「职业化」
写不写作者签名,作者签名能否写清楚是最能体现一个人是否「职业化」」,作者签名写在左下角即可,不需像传统纸质信函一样写在右下角
写电子邮件时6个注意事项:
①一封邮件只说一件事情,不要表达多件事情
②在多人讨论的邮件中,如果删掉了某个收件人或者添加了某个
收件人,要在邮件一开始注明;
③如果当面沟通或电话沟通更合适的内容,就不要写电子邮件
④不要通过电子邮件讨论有复杂议题或有重大分歧的话题尤其涉及多个人的时候
⑤不要在邮件里讨论公司机密或别人的隐私
⑥重要的邮件写完之后最好再检查一遍,看看有没有不合适的表达;
总结：在写一封电子邮件时,要注意的是:标题要简单直接,可以使用标签来提高打总结开率;在多位收件人时,要分清谁是直附件再写正文,不容易遗忘记;用全名称呼对方,更有好感;邮件正文要围绕主题,尽量简洁,注意标注重点;要想给人感觉更职业,记得写签名。
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