很多人都很讨厌开会：他似乎与废话、低效、浪费时间是同义词。在工作中，你无法避免开会。但是，如果你学会了如何开会，那将大大提高开会的效率。安迪·格鲁夫是英特尔公司前董事长和首席执行官，也是公认的管理大师，他领导下的英特尔与微软一起，垄断了计算机产业20多年。在他写的《给经理人的第一课》中，专门用一节篇幅去写如何开会，可见开会这个话题，在企业经营中的重要程度。
安迪格鲁夫认为会议是高管理杠杆率的手段之一，能有效提升企业运转效率。因为会议的好处是，它是一种一对多的沟通手段，管理者或未来的管理者，一定要用好开会这个手段来进行管理。
需要注意的是，会议并不一定是多人参加，也有一对一会议。一对一回忆有特别的作用和价值，以后的文章中再进行讨论。
英特尔中国区员工曾这么说过他们内部的开会文化：“当初创公司部门壮大后，会议变得冗长，安迪·格鲁夫就提出来我们要‘高效会议’，从那个时候起，硅谷就有‘高效会议’说法，有人是专门做会议记录的、有人是管时间的、有人是管会议流程的。英特尔的这种管理方法在当时并不多见。如果觉得跟自己没关系，那就有自由可以不参加各种会议，这也是安迪·格鲁夫‘高效会议’思想中特别旗帜鲜明的一点。
所以开会本身没错，如果开会的人错了，那开会就变成了浪费时间的代名词。高效开会如此重要，那么首先我们先来谈谈如何发会议通知。
我们先来看一个会议通知：
会议通知
兹定于2017年10月16日(星期一)下午2点，在公司XX会议室召开人事会议，请准时参加。
这样的通知，在很多公司中非常常见，但这是一个非常糟糕的会议通知案例，你无法根据这份会议通知了解会议主题讨论什么？会议目的是什么？参会人有哪些？更要命的是，会议时间会持续多长？我是拿一个小时去参加？还是一整个下午都耗在会议室了我下午接下来的工作要怎么安排，无数个黑人问号脸从心里冒出来。。
这是非常不负责人的会议通知。而不负责任的会议通知体现出了不负责任的会议安排。很多事情就是这样，如果你没法写清楚，那说明你没有计划清楚。
通过这一个糟糕的案例，我们现在能知道，一个合格的会议通知应该具备这些要素：
1、主题明确，且具有吸引力和号召力
前面的会议通知中，虽然写的是人事会议，但他具体是人事人员培训，还是人事部门人员调动，还是工作绩效评估？都不清楚
会议的主题还需要包括这些内容：会议邀请来自哪个部门，开会的原因和背景，在这个会议上你能见到谁。
会议主题还要有吸引力和号召力。你可能在公司中负责一个活动运营，需要产品和技术部门的支持，这时候你想别人发起会议主题是都有吸引力就变得很重要，或者你安排了一个行业大牛给公司做培训，培训的主题也很重要，某种程度上，这场培训的上座率就靠他了。
需要说明一下的是，我们平时在工作中很多会议并不是领导强制参加。即使你我有领导大权，通过激发别人对会议产生兴趣，比强制要求大家参加要有效得多，所以写好会议通知本身就是做好管理工作的关键环节。
2. 明确会议目的和预期效果
会议目的一般包括：预期成果，会议议题和议程，在这个基础上大家需要提前准备的材料。
会议的预期效果需要根据会议主题和会议目的来确定。比如头脑风暴性的会议，需要大家带着脑子来发散性地产生想法和创意；有一些回忆是决策性，比如有三个活动供应商，一起在会上讨论分析各个供应商的优劣，并在会议结束之前决定选哪一家。
3. 列明主要参会人员及各自分工
以一个日常的业务讨论会为例。一般会由项目负责人在内部汇报项目进展，部门负责人以挺为主，并对项目进展给予反馈，其他参会人员主要旁听，也可以提自己的意见和建议。
如果是更复杂一点的回忆，涉及多个部门，则需要写的更加明确。
4写明会议时间与地点
在刚才的案例中，只列明了会议开始时间，但没有结束时间，这就让参会者非常郁闷。
5.提前列出会议议程，让参会人员有针对性提出准备
很多时候，我们进入会议室才看到会议议程，很多小于两个小时的部门会议上，实际上是没有太多流程性安排的，参会者对这个会议要讨论的议题数量，目标都不了解的情况下，很容易造成会议跑题，讨论问题不聚焦，而且也不清楚自己在这个议题上发言时间是否需要控制与否。
由于无法提前了解议题，参会人员更无法提前做准备，会议效果和质量也就打了折扣。
6.精心准备会议议题
如果需要针对某个议题进行讨论，一般需要提前安排专人对该议题进行信息收集与分享，这部分内容也要放在会议一开始，讨论的环节则要在信息分享之后，；涉及到决策，就放在最后。
7.需要提前准备的资料
根据议题，有些会议通知需要让参会者在参会前阅读背景材料，或者做一个准备工作，会议发起人需要在发起会议通知的时候，把需要参会人提前准备的材料都发出去，或者交代好。
8.请受邀人作出回复
无论是否参会，尽量要求受邀人做出回复。一方面可以确定哪些人可以参会，另一方面也可以确认自己发的会议通知是否有问题，导致有些人不愿意参加。并在要设置恢复时间节点，比如请在下周三下班前反馈是否参加。
9.阐述会议价值或不参加的后果
很多技术人员讨厌开会，如财务部发出一个设计硬件采购的会议，邀请技术人员参加，听取意见时，可以加上一句：如果没有足够的技术人员参会，那有可能会推迟技术设备采购，或者将由其他部门来决定采购哪些设备。当技术人员意识到这个会议与自己的工作环境息息相关，他们有更大的动力来参与，并积极提供有价值的意见。
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