会议备忘是开会过程的重要产出物,因为每一个会议都不是孤立的事件,每一个会议有明确的目标和预期,会议备忘就是针对目标和会议预期实际执行的一个呈现。
一、会议备忘的核心目的
1、会议成果对公司内其它部门或项目成员有影响,需要有一份资料记载下来给其他人参阅。
2、会议备忘可以给所有参会者一个提醒:自己接下来的行动计划以及对应的时间点。
3、确保参会的所有人对会议共识处于统一认识水准上( on the same page)。每个人的记忆随着时间的流逝会出现偏差,落到书面上才能保证大家日后不会出现分
二、会议备忘的核心要素
1.会议的目的以及基本信息
2.会议成果与会议决定
3.下一步行动计划,时间点与负责人
4.需要支持的资源内容
1会议的目的以及基本信息记录人提前知道会议目的和参会人员信息,记录时间和地点,减少不必要麻烦
2.会议成果和会议内容(核心内容)会议成果:会议是否达成目的,以及是否有新的问题产生会议决定:会议过程中的决定明确记录下来
3.下一步行动计划、时间点与负责人明确行动计划,确定负责人,从而杜绝互相推诿情况出现减少时间流失,没有时间点的任务指派是耍流氓
4.需要支持的资源内容提前预估可能出现的情况,列举每一项活动可能需要的资源,做好预算
三、会议备忘注意事项
1.会议中遇到不明问题,及时提问
2.不要用转述的口气去描述细节
3.注意总结,不要大段过程
4.会议结束,第一时间发会议备忘录
5.开会时不要一心二用
6.用哪些工具做会议备忘
1.遇到不明问题,及时提问会议过程中出现不明白的问题,要及时提问确保寸方讲的内容,帮助梳理所讲内容
2不要用转述的口气去描述细节不是非常重要的内容,不要用转述口气描述细节用名字+观点的形式列出每位发言人的核心观点
3记结论,而不是大段的过程会议备忘主要记录结论,切忌把讨论的过程甚至是一些与结论无关的内容也放进去
4会议结束后,第一时间发会议备忘录最好在会议结束半小时内就给所有参会者发会议备忘,参会者需要拿到行动计划,开始执行计划的任务
5.不要一心二用,在开会的时候聊其他内容全身心投入会议,不要三心二用,如果认为会议与自己关系不大,可以提出离开会议处理其他事物
6用什么工具做会议备忘?使用纸笔或电脑做记录,手机容易被社交网络影响注意力,而且打字也不方便
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